اهمیت استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟

[vc_row][vc_column][vc_column_text]امروزه صاحبان کسب و کار برای جلب رضایت مشتری و کسب نتایج بهتر در مدیریت پروژه های سازمانی، به راه حل های نرم افزاری اعتماد می کنند. دلایل متعددی برای استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه وجود دارد. اما اگر بخواهیم دقیق تر به مسئله نگاه کنیم می توان از سه دلیل اصلی نام برد:

1. نظارت: مشاهده پیشرفت روند پروژه، شناسایی پروژه های در معرض خطر، نظارت بر زمانبندی ها و به اشتراک گذاشتن وضعیت پروژه در لحظه.

2. پاسخگویی: به روزرسانی به موقع وضعیت پروژه برای افراد در همه سطوح، نمایش خلاصه همه پروژه ها، کارهای معوقه، اتمام پروژه در زمان مقرر، و جلوگیری از سردرگمی در مورد نقش ها و مسئولیت های فردی.

3. سازماندهی: گردآوری ابزارهای گردش کار در یک مکان، پایگاه داده مرکزی برای همه جزئیات و به روزرسانی های پروژه، ذخیره سازی اطلاعات پروژه در مکانی امن.

اکنون شما دلایل اصلی را برای سرمایه گذاری روی نرم افزار مدیریت پروژه می دانید. حالا زمان آن رسیده که درباره اهمیت انتخاب نرم افزار مدیریت پروژه مناسب برای سازمان خود صحبت کنیم.

شما به عنوان مدیر پروژه باید ابتدا طرح پروژه را تهیه کنید، دامنه پروژه ها را مشخص کنید و همه امکانات موجود در نرم افزار مدیریت پروژه را برنامه ریزی کنید. بنابراین، مهم است که نرم افزار مورد نیاز خود را هوشمندانه انتخاب کنید.

حالا بیایید ویژگی های اساسی که یک نرم افزار مدیریت پروژه باید داشته باشد تا بتواند موثر واقع شود را، بررسی کنیم.

1. مدیریت ریسک

ریسک هر شرایط نامشخصی است که می تواند بر پروژه شما تأثیر بگذارد. و هیچ پروژه ای بدون ریسک اجرا نمی شود.

از زمانی که پروژه شروع می شود تا مراحل پیشرفته آن، همواره امکان به وجود آمدن شرایط پیش بینی نشده که می توانند تاثیراتی بر روند پیشرفته پروژه بگذارند وجود دارد.

بنابراین، مدیران پروژه از روند مدیریت ریسک استفاده می کنند تا مشکلات احتمالی را که ممکن است بر جدول زمانی پروژه تأثیر بگذارد، به حداقل برسانند. نرم افزار شما باید بتواند خطرات موجود در برنامه پروژه را شناسایی و مدیریت کند و کلیه ریسک ها را از قبل محاسبه کند.

2. مدیریت منابع

برنامه ریزی برای تخصیص منابع، فرآیندی است که توضیح می دهد چه نوع منبعی مورد نیاز است و در چه زمانی باید به کار گرفته شود. بنابراین استفاده از ابزاری که مدیریت منابع را تسهیل می کند، می تواند بسیار مفید باشد. برای هر پروژه، مدیریت منابع بخشی جدایی ناپذیر است که می تواند شما را از کل هزینه پروژه و سایر موارد مرتبط آگاه کند.

بنابراین، داشتن یک عملگر مدیریت منابع بر روی نرم افزار مدیریت پروژه برای محاسبه هزینه ها و توزیع درست وظایف می تواند بسیار مفید باشد.

3. وابستگی ها، نقاط عطف و مسیر حیاتی

معمولا در پروژه ها پیش می آید که کارهای مختلف در هم تنیده شوند. مثلا کار دوم با کار دهم به هم مرتبط شوند. در این مواقع کارها به صورت جدا از همدیگر قابل اجرا و پیگیری نیستند. نرم افزار مدیریت پروژه با ایجاد امکان اولویت بندی و یکپارچه سازی روند های جاری پروژه، از بی نظمی و در هم تنیدگی کارها جلوگیری می کند.

همچنین، با تنظیم نقاط عطف در یک پروژه، اطمینان حاصل می کنید که پروژه شما در مسیر درست حرکت می کند.

4. سهولت استفاده

سهولت استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه برای مدیران پروژه یک اولویت محسوب می شود. چرا که آن ها باید تعداد زیادی از کارها و افراد را به طور همزمان مدیریت کنند.

آن ها معمولا از ابزاری که به کارگیری آن ها سخت و پیچیده است خوششان نمی آید. یک نرم افزار مدیریت پروژه خوب باید با ابزاری که ارائه می دهد، به راحتی برای کاربران قابل استفاده باشد. این نرم افزار باید یک طراحی ساده و قابل فهم و همچنین امکان نگهداری و پشتیبانی مناسب داشته باشد.

5. مدیریت زمان موثر

اغلب مدیران پروژه به دنبال راهکارهای مدیریت زمان به عنوان یک ابزار مهم برای برنامه ریزی بهتر، برآورد دقیق زمان و کار با دقت زیاد در فرآیندهای پروژه هستند.

یک نرم افزار مدیریت پروژه با ابزار زمان سنجی، روند حرکت رو به جلوی پروژه ها را بهبود می بخشد.

6. سفارشی سازی جریان های کاری

در روند اجرای پروژه، هر تیم با ابزار و روش های خاص و مورد نیاز خود کار می کند. زیرا ابزاری که برای همه کارها مناسب باشد وجود ندارد. سفارشی سازی جریان کار روشی است تا تیم ها بتوانند به صورت موثرتری فعالیت کنند.

با توجه به نیاز تیم، یک نرم افزار باید به اندازه کافی انعطاف پذیر باشد تا بتواند با یک روند منحصر به فرد کاری، سازگار شود.

گردش کار سفارشی در نرم افزار مدیریت پروژه، با دقت پیشرفت کار را ردیابی می کند. برای نظارت آسان می توان فهمید که چه کسی روی چه چیزی کار می کند و در کدام مرحله از جریان کار قرار دارد.

7. سهولت همکاری

همکاری قسمت بزرگی از مدیریت پروژه است و هنگامی که از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده می کنید، همکاری در اجرای همه پروژه ها، برای تیم شما آسان تر خواهد بود.

این نرم افزار به شما امکان می دهد اسناد، پرونده ها، وضعیت، جدول زمانی و وظایف را به راحتی و به سرعت با تعداد زیادی از افراد به اشتراک بگذارید.

منبع: اوج[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]