اقتصادی

ده نکته درباره‌ مستندسازی در روابط‌ عمومی

اینها تنها بخشی از بسیاری از عوارض جانبی مستندات هستند. مزایای این امر در سازمان ها از جمله روابط عمومی اقدامات متعدد، ضروری و تخصصی است. اگر در روابط عمومی کار می کنیم، صرف نظر از اندازه سازمان خود، باید مستندسازی کار را در نظر بگیریم و به یاد داشته باشیم که این کار را انجام دهیم. خوشبختانه ابزارهای فنی این امکان را فراهم کرده اند که بسیاری از بهانه ها در فرآیند مستندسازی کم شود.

اما چند نکته:
مدیران و متخصصان علاقه مند به مستندسازی اهداف روشنی دارند و به دنبال تحمیل حداقل هزینه های اقتصادی و اخلاقی به سازمان برای دستیابی به این اهداف هستند. یعنی اطلاعات و اسناد از دارایی های سازمان محسوب می شود.
آنها به کار حرفه ای ها، بررسی، شناخت و تحلیل وضعیت موجود، طراحی موقعیت های مطلوب و اقدامات عملی و احترام به امکان بررسی، انتقاد و اظهار نظر نسبت به سایر متخصصان اعتقاد دارند، اکنون برنامه ها و اقدامات خود را بایگانی و مستند کنید. در واقع با حفظ تجربیات خود، دیگران به ویژه نسل های آینده با آزمون و خطای کمتری از مسئولیت خود بهره مند خواهند شد.

مستندسازی یک روش زمانی است، زمینه ای برای ویرایش تاریخ. روابط عمومی مستند دسترسی نسل های آینده به تاریخ را در این زمینه آسان تر می کند و فاجعه تحریف تاریخ کارایی خود را به میزان قابل توجهی از دست خواهد داد.
متخصصی که اهمیت اسناد روابط عمومی را درک کند، راوی صادقی از هویت سازمانی و شکل گیری ناشناس بودن، بلوغ و یکپارچگی خواهد بود. مسیر غلبه بر کاستی های تاریخی استاندارد زدایی روابط عمومی در یک سازمان ناگزیر مستند شده است.

وظیفه و بار مستندسازی فعالیت های تمامی واحدهای سازمانی نباید بر دوش روابط عمومی باشد، بلکه روابط عمومی به عنوان یک واحد حرفه ای به سایر واحدها کمک می کند و البته فینال سازمان در حالت مجلل و باکیفیت است. شما نیاز به ارائه گزارش دارید.
بدون دخالت در علایق و ترجیحات افراد یا گروه ها، باز و مستند باشید. در حالی که فناوری های جدید ایجاد، ضبط، پردازش و دستکاری اسناد را آسان کرده است، آموزش و استفاده از متخصصان در این زمینه امنیت و کیفیت عملیات را بهبود می بخشد.

مستندات مد روز نیست. بسیاری از کارمندان یک سازمان معمولاً از اهمیت این کار بی اطلاع هستند و حتی ممکن است در برابر آن مقاومت کنند. مدیران و کارکنان سازمان خود را در قالب کارگاه های آموزشی همراه با نتایج مستند معرفی کنید.

عملکرد ادارات زیرمجموعه خود را به ویژه در سطح کشور در ستاد و رده های سازمان ارزیابی کرده و به مستندات اقدامات آنها اعتماد کرده و آنها را تشویق کنید.

* مدیر مسئول ماهنامه مدیریت ارتباطات / سرمقاله شماره 139 ماهنامه مدیریت ارتباطات

دکمه بازگشت به بالا