تعریف کالا در نرم افزار حسابداری هلو یکی از اصلی ترین مباحث در نرم افزار هلو فروشگاهی و شرکتی محسوب می شود. در این صفحه از آمورش نرم افزار هلو قصد داریم به آموزش تعریف کالا در نرم افزار هلو بپردازیم. پس با ادامه این مطلب همراه باشید.
اولین گام برای تعریف کالا ، تعریف مشخصات اولیه کالا یا خدمات است. برای تعریف مشخصات اولیه می بایست اطلاعاتی مانند میانگین قیمت خرید، قیمت فروش، آخرین قیمت خرید و … را وارد کنید.
توجه داشته باشید که فقط در دوره اول می توانید مستقیماً اطلاعات مربوط به میانگین قیمت و مقدار خرید را وارد کنید. پس از انجام عملیات در پایان دوره اول، تنها با ثبت فاکتور و اصلاحات دوره اول امکان تغییر موجودی (مقدار) وجود دارد.
ضمناً میانگین قیمت فقط با صدور فاکتور خرید و تعدیل دوره اول امکان پذیر است.
در صورت موجود بودن کالا (تعداد) لازم است میانگین قیمت خرید در ابتدای دوره وارد شود. در قسمت قیمت فروش باید قیمت فروش هر واحد محصول را وارد کنید.
در قسمت آخرین قیمت خرید باید آخرین قیمتی که محصول را خریداری کرده اید وارد کنید.
اگر کالای مورد نظر در ابتدای دوره موجود نباشد، ممکن است عدد صفر در نظر گرفته شود. در قسمت توضیحات می توانید توضیحات محصول یا خدمات خود را بنویسید.
گام دوم ، تعریف مشخصات اصلی محصول در نرم افزار هلو است.
در قسمت مشخصات فنی می توانید اطلاعات فنی یک محصول مانند مدل، تاریخ و از این دست اطلاعات را وارد کنید.
در قسمت موقعیت مکانی، محل کالا مشخص شده است. به عنوان مثال: طبقه چهارم، قفسه دوم، ردیف اول انبار.
در قسمت مدل می توان مدل محصول و در قسمت سازنده تولید کننده محصول را تعریف کرد.
در قسمت مشخصات فنی می توانید 6 مورد از مشخصات فنی مختلف را برای محصول ثبت کنید که در گزارشات کالا استفاده می شود. در ادامه به معرفی این مشخصه های فنی می پردازیم.
عناوین مشخصه فنی محصول در نرم افزار هلو
اولین مشخصه ، مشخصات تنظیمی است. در این بخش حداقل و حداکثر تعداد محصولات را در قسمت مشخصات وارد می کنیم . در حداقل تعداد کالا یا خدمات ، کمترین مقدار آن محصول وارد می شود (عددی که تعداد محصول و خدمات نباید کمتر از آن باشد). در صورتی که در نتیجه فروش و خروج کالا از انبار تعداد کالا از این حد کمتر شود، برنامه هشدار می دهد.
در قسمت حداکثر تعداد کالایی که می تواند در انبار باشد را وارد کنید و موجودی آن نباید بیشتر از این مقدار باشد، در صورت رسیدن کالا بیشتر از این مقدار، برنامه هشدار می دهد.
نحوه تغییر و حذف کالا در نرم افزار هلو چگونه است؟
برای تغییر نام محصول، آن را انتخاب کرده و سپس روی دکمه تغییر نام کلیک کنید. با کلیک بر روی دکمه حذف می توانید مورد را حذف کنید.
لازم به ذکر است تنها در صورتی می توانید محصول را حذف کنید که موجودی کالا تمام شده باشد یا در انبار موجود نباشد.
چگونه می توانم یک محصول را به صورت لیست در نرم افزار هلو تعریف کنم؟
برای تعریف کالا در نرم افزار هلو به صورت لیست، ابتدا باید از منوی اطلاعات محصول دوره اول/ انبار اصلی ، دکمه enter list را بزنید.
سپس در فرم ورودی محصول ابتدا گروه های اصلی و فرعی مورد نظر را انتخاب کرده سپس کد، نام، واحد، قیمت فروش و از این دست اطلاعات را در لیست وارد نمایید.
در صورت نیاز به تعریف کالای تکراری، گزینه ورود کالای تکراری را انتخاب کنید. اگر این گزینه را فعال نکنید، در صورت داشتن آیتم تکراری، برنامه به شما هشدار می دهد.
در این فرم می توانید با کلیک راست، سایر مشخصات محصول مانند سازنده، حداکثر مقدار و غیره را به مشخصات موجود در فرم اضافه کنید.
برای حذف تمامی محصولات تعریف شده در فرم، روی دکمه حذف همه لیست و برای حذف یک محصول، دکمه حذف محصول را کلیک کنید.
برای کپی کردن یک مورد خاص، آن ردیف را از فرم انتخاب کنید و سپس روی دکمه Copy Row کلیک کنید. با فشردن دکمه “گزارش” می توانید گزارشی از لیست کالاهای خاص تهیه کنید.
چگونه با استفاده از اکسل کالا را در نرم افزار هلو تعریف کنیم؟
برای تعریف کالا در نرم افزار حسابداری هلو با استفاده از اکسل ابتدا باید فایل اکسل حاوی مشخصات کالا را تهیه کنید. سپس در این فرم با فشردن کلیدهای Ctrl+F12 می توانید اطلاعات مربوط به محصولات خود را از فایل اکسل وارد کنید. با فشردن کلیدهای مشخص شده فرم ورود به لیست کالاها از فایل اکسل نمایش داده می شود.
فایل اکسل باید شامل موارد زیر باشد:
بارکد یا کد کالا
نام محصول
قیمت فروش
موارد پس از قرار گرفتن در ستون های فایل اکسل این پنجره، با انتخاب گزینه move left در ستون مربوطه قرار می گیرند.
اگر یکی از این ستون ها از بین رفته یا جابجا شود، برنامه در ثبت فایل اکسل با مشکل مواجه می شود.
در مقابل گزینه “Information Sheet Name” نام برگه ای که قرار است اطلاعات آن وارد شود را انتخاب کنید. بدیهی است که با هر ورودی اطلاعات می توان مقادیر موجود در یک برگه را منتقل کرد.
پس از انجام تمامی مراحل بر روی دکمه تایید کلیک کنید. خواهید دید که اطلاعات فایل اکسل در برنامه گنجانده شده است.
توجه: قبل از کلیک بر روی دکمه تایید، فایل اکسل باید بسته شود.
توجه داشته باشید که محصولاتی که از فایل اکسل در این صفحه وارد می شوند، به عنوان زیرمجموعه ای از اطلاعات اصلی و زیرگروه های انتخاب شده در صفحه قبل (ثبت محصول به صورت لیست) تعریف می شوند. بنابراین برای ورود کامل اطلاعات از طریق اکسل بهتر است محصولات هر زیرگروه را در یک شیت جداگانه وارد کنید.
چگونه محصول را در نرم افزار هلو جستجو کنیم؟
جستجوی کالا یا خدمات مورد نظر در نرم افزار هلو از مباحثی است که پس از تعریف کالا و محصولات باید در نظر داشت. در ادامه روش هایی برای جستجوی هدفمند کالا در نرم افزار هلو ارائه می کنیم.
دقت داشته باشید که پیش از جستجوی محصول بایستی از صحیح بودن کد کالا و تعریف شدن صحیح محصول و خدمات در نرم افزار هلو اطمینان حاصل کنید.
در فرم ارسال محصول، با فشار دادن دکمه عملکرد و انتخاب جستجو بر اساس نام محصول یا فشار دادن کلید F3 یا تایپ هر یک از حروف صفحه کلید در قسمت نام محصول، فرم جستجو ظاهر می شود.
به طور پیش فرض، جستجو بر اساس عنوان محصول (حروف الفبا) است. برای تغییر نوع جستجو از نام به کد و بالعکس، از کلید F5 استفاده کنید.
با فشردن دکمه F6 در بالای فرم جستجو گزینه نمایش تمامی کالاها با یک کلمه ظاهر می شود که با وارد نمودن حروف نام محصول (حداقل دو حرف) تمامی کالاهایی که این وضعیت را دارند قابل مشاهده می باشند.
با فشردن کلید F7 فرم جستجو در حالت عادی (بدون شرایط خاص) باز می شود و تمامی محصولات نمایش داده می شوند.
با استفاده از کلید F9 می توان جستجو را بر اساس زیرگروه تغییر داد. تمام یا بخشی از نام زیرگروه را در فرم جدید وارد کنید.
سخن آخر
در این مقاله سعی کردیم نکاتی مهم در رابطه با تعریف کالا و محصول در نرم افزار هلو و روش های جست و جوی محصول و خدمات در این نرم افزار ارائه کنیم.
شما کاربران عزیز می توانید در صورت هر گونه سوال در رابطه با آموزش نرم افزار هلو و یا خرید نرم افزار هلو با مشاورین ما در سایت هلو شاپ در تماس باشید.